¿Cómo ocultar ceros en cálculos monetarios de Excel?

Para poderte explicar con mayor profundidad y ver los detalles de cómo ocultar ceros en un libro de Excel, primero pongamos un ejemplo simple. Sea el caso de un registro de datos con cuatro columnas: Nombre, Cantidad, Precio unitario y Precio total. Los tres primeros datos se escriben y el último se calcula multiplicando Cantidad x Precio unitario. Antes de escribir la cantidad y/o el precio unitario, esta fórmula da igual a cero en la columna del Precio Total. Estos ceros son los que queremos ocultar (Figura 01)

Figura 01: Las fórmula de la columna D, más abajo de la quinta fila, muestran valores iguales a 0 porque no hay datos para calcular en esas filas. Estos son los ceros que necesitamos ocultar.

En Excel por lo menos hay dos formas de ocultar ceros. Una sirve para ocultar todos los ceros de la hoja o simplemente todos los ceros de un determinado rango. De tal modo que es posible que solamente queramos ocultar los ceros en cierto rango. Además, al realizar este último procedimiento no afecta a las celdas donde tengamos aplicado algún formato especial.

Para ocultar ceros en toda la hoja de Excel procedemos el siguiente camino de comandos: Archivo > Opciones > Avanzadas > y en el en el grupo Mostrar opciones para esta hoja, desmarque la opción Mostrar un cero en las celdas que tienen un valor cero y terminamos la configuración dando clic en aceptar. (Figura 02).

Otro camino a seguir para llegar a la misma configuración consiste en dar clic derecho en un espacio vacío de la cinta de opciones, elegir la opción personalizar cinta de opciones luego en Avanzadas.

Este procedimiento lo que hará es ocultar todos los ceros de la hoja de Excel, a esta configuración no le importa si existen rangos que no queremos ocultar celdas, sino que ocultará las hojas sin excepción.

Figura 02: Si desmarcamos esta opción, las celdas cuyo contenido sea un 0 (una fórmula cuyo resultado sea cero) aparecerán como vacías.

Otra forma de ocultar ceros, pero, aplicado a simplemente rangos específicos de una hoja consiste en usar los formatos personalizados, el procedimiento consiste en seleccionar el rango donde aplicar el formato condicional, luego en la pestaña inicio haga un clic en el botón de acceso al grupo Número. Aparecerá el cuadro con los distintos formatos numéricos (Figura 03).

Otra forma de tener acceso a esta misma ventana es presionando la combinación de teclas CONTOL + 1 y elegimos la opción números luego a formato personalizado. 

Figura 03. Con el formato personalizado (S/ 0.00;-S/ 0.00;) podremos ocultar los ceros de un cálculo monetario, en el caso de que el símbolo del la moneda se encuentre por delante del monto simplemente invertimos el orden en ambos casos, es decir quedaría de la siguiente forma  (0.00 S/;- 0.00 S/;)

Lo que escribimos dentro de Tipo es el código de formato. En realidad, dentro de esta opción podemos ingresar hasta cuatro códigos, separados por punto y coma.

• El primero, se aplica a los valores positivos.
• El segundo, a los valores negativos.
• El tercero, a los valores iguales a cero.
• El cuarto, a los datos tipo texto.

En la Figura 03, indicamos el código para los valores positivos (Símbolo S/ parte entera y dos decimales para los positivos (igual al anterior, pero con signo - para los negativos) y, cuando deberíamos escribir el correspondiente a los valores iguales a cero, no escribimos nada. Eso indica que los valores iguales a cero no se verán en la celda.

Existen otras formas de ocultar ceros en Excel que podrían ser útiles para ciertas ocasiones, por ejemplo, el formato personalizado  General;General; ingresado en el Tipo hará que todos los ceros de un rango seleccionado se oculten sin importar el formato que tenga. Por lo general un formato personalizado se divide en cuatro parte que en líneas anteriores ya mencionamos, el cual para ilustrarte mejor aquí te dejo la sintaxis general de un formato personalizado:

FormatoNumeroPositivo;FormatoNumeroNegativo;FormatoCeros,FormatoTextos

De todos estos campos podemos ver que el campo que le pertenece a los valores de cero ocupa la posición 3, concluyendo que si esta posición 3 se deja vacía o se reemplaza con otra información los valores de cero tomarán ese formato dentro del rango aplicado.